Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): зачем нужны, содержание и как составить

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) позволяют работодателям эффективно управлять вопросами трудовой дисциплины и рационально организовывать рабочее время. Качество составления этого документа напрямую влияет на производительность сотрудников.

Для чего составлять ПВТР

Согласно ст. 189 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая дисциплина подразумевает обязательное соблюдение персоналом установленных правил поведения. Трудовое законодательство, а также другие нормативные акты, включая коллективные договоры и локальные нормативные акты, обязывают работодателя обеспечивать условия для соблюдения трудовой дисциплины и отражать это в трудовых договорах.

Правила внутреннего трудового распорядка формулируются на основании указанных норм и являются одним из наиболее важных локальных нормативных актов. Наличие данного документа обязательно для всех работодателей, вне зависимости от формы собственности, за исключением микропредприятий, которые могут не вводить локальные нормативные акты при условии использования типовых трудовых договоров, установленных соответствующим постановлением правительства.

ПВТР действуют только в пределах конкретного юрлица или ИП, уточняя положения Трудового кодекса РФ и других законов и подзаконных актов. Работодатели имеют право самостоятельно разрабатывать этот документ, основываясь на требованиях ст. 189 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) должны содержать алгоритмы действий по различным ситуациям, с которыми могут столкнуться сотрудники, включая командировки, опоздания, отгулы, поощрения и штрафы, а также выплаты заработной платы и другие аспекты. Работодатель вправе дополнить документ новыми положениями при необходимости.

Ключевой момент: локальные нормативные акты не могут ухудшать условия труда персонала по сравнению с нормами федерального законодательства.

Содержание правил внутреннего трудового распорядка

ПВТР могут быть оформлены как отдельный документ или как приложение к колл. договору.

Важно отметить, что для некоторых категорий персонала существуют специальные уставы и дисциплинарные положения, установленные НПА (например, для сотрудников ЖД- и морского транспорта).

В ПВТР обязательно должны быть прописаны:

• порядок приема, перевода и увольнения работников;
• основные права и обязанности сторон трудового договора;
• ответственность сторон за несоблюдение установленного порядка;
• режим работы и время отдыха;
• меры поощрения и взыскания.

Некоторые аспекты внутреннего распорядка могут быть указаны в общем виде, с цитированием норм трудового законодательства, в то время как положения, касающиеся специфики работодателя, следует описывать более детально. Это касается, как правило, разделов, связанных с режимом работы и отдыха.

ПВТР могут быть составлены в произвольной форме и обычно включают несколько пунктов и подпунктов:

Общие положения

Здесь указывается цель правил, их применение, круг лиц, на которых они распространяются, условия пересмотра и другая информация общего характера.

Процедура приема и увольнения сотрудников

Необходимые документы для трудоустройства, условия и длительность испытательного срока, а также порядок перевода работника на другую должность и процесс расторжения трудового договора.

Права и обязанности работодателя

Работодатель должен организовывать трудовую деятельность работников в соответствии с трудовым законодательством, обеспечивать и гарантировать безопасные условия труда, своевременно выплачивать заработную плату, контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также предоставлять работникам предусмотренные гарантии и компенсации.

Права и обязанности работников

К этим обязанностям относятся: добросовестное выполнение своих обязанностей, соблюдение трудовой дисциплины и правил техники безопасности, а также своевременное и точное выполнение указаний руководства.

Режим рабочего времени и отдыха

Данный пункт включает в себя множество подпунктов:

• время начала и окончания рабочего дня (смены);
• продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели;
• количество смен за сутки;
• время и продолжительность обеденного перерыва;
• специальные перерывы для определенных категорий работников (грузчиков, дворников, строителей, работающих на открытом воздухе в холодное время года) с указанием видов работ;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
• выходные дни (при пятидневной рабочей неделе следует указать дополнительный выходной, помимо воскресенья);
• условия и основания для предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков;
• сроки и место выплаты заработной платы;
• а также порядок суммированного учета рабочего времени в случае невозможности соблюдения установленной ежедневной или недельной продолжительности рабочего времени.

Необходимо указать время начала и завершения рабочего дня или смены, продолжительность рабочей недели, а также количество смен в сутки, если компания применяет сменный график работы. Также следует предоставить другие сведения в соответствии со ст. 100 ТК РФ. Условия труда для сотрудников с ненормированным рабочим днем должны быть прописаны отдельно (ст. 101 ТК РФ).

Кроме того, уточните время обеденного перерыва и его длительность. Для некоторых видов работ в рабочем дне или смене могут быть предусмотрены специальные перерывы, учитывающие технологические и организационные аспекты производственного процесса. Эти нюансы также должны быть отражены в данном разделе.

В раздел необходимо включить информацию о выходных днях (ст. 111 ТК РФ), особенно если действует сменный график. Работодатель имеет право предоставить дополнительный оплачиваемый выходной день, например, сотрудникам, обучающимся на втором высшем образовании, или матерям с детьми до 14 лет. Здесь также следует указать, в каких случаях работник может рассчитывать на дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Отдельно необходимо прописать порядок оплаты труда, который строго регулируется федеральным законодательством, в частности, ст. 136 ТК РФ. Место и сроки выплаты заработной платы работникам должны быть четко указаны в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Также важно указать условия, при которых сотруднику может быть предоставлено поощрение, включая виды морального и материального вознаграждения, а также порядок их применения.

Ответственность за нарушение трудовой дисциплины

В правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) должны быть четко прописаны положения, касающиеся мер дисциплинарной ответственности. Это включает в себя описание нарушений трудовой дисциплины, алгоритм действий работодателя, возможные меры наказания, а также порядок возмещения ущерба и другие аспекты.

Некоторые работодатели ошибочно включают в ПВТР виды дисциплинарных взысканий, которых не предполагает трудовое законодательство, например, штрафы. Поскольку Трудовой кодекс Российской Федерации запрещает подобные действия, такие локальные нормы являются неправомерными и ухудшают положение работников.

Заключительные положения

Этот раздел должен содержать пункты о необходимости соблюдения правил и порядке разрешения споров в сфере трудовых отношений. В заключительной части работодатель может описать алгоритм решения вопросов, которые не охвачены стандартными разделами, а также порядок внесения изменений в документ. Важно помнить, что пункты, ухудшающие положение работников, не имеют право быть включены в ПВТР.

Процесс оформления

При разработке ПВТР рекомендуется использовать Приказ Роструда от № 253 от 11 ноября 2022 г. в качестве руководства. На бланке следует указать:

• Эмблему, логотип или товарный знак организации;
• ОГРН юридического лица;
• ИНН/КПП;
• Полное наименование и контактные данные организации;
• Название документа;
• Дату и регистрационный номер;
• Грифы согласования и утверждения;
• Резолюцию;
• Примечание о наличии приложений и прочее.

Утверждение ПВТР происходит по тому же порядку, что и для всех остальных локальных нормативных актов. Разработка документа осуществляется группой уполномоченных сотрудников, проект правил согласовывается с руководством предприятия и профсоюзом или представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ), если таковые имеются. Все замечания и предложения должны быть предоставлены разработчикам в письменном виде в течение пяти дней. После внесения изменений документ утверждается руководителем или руководителем и профсоюзом (представительным органом работников).

Работодатель обязан издать приказ об утверждении ПВТР, указав в нем дату, с которой правила вступают в силу. Заключительный этап — ознакомление каждого сотрудника с ПВТР под подпись. Для этого можно подготовить специальный лист ознакомления. Новые сотрудники должны быть ознакомлены с ПВТР до подписания трудового договора.

ПВТР является обязательным документом для любого работодателя. В ходе первой проверки трудовая инспекция запросит его наличие. Отсутствие ПВТР трактуется как нарушение трудового законодательства (по ст. 5.27 КоАП) и может привести к штрафам для должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Отсутствие Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или недостаточная тщательность их составления могут привести к возникновению множества трудовых споров между работодателем и работниками. Например, если в ПВТР не указаны определенные положения, сотрудник может оспорить обвинение работодателя в нарушении установленного режима работы.

ПВТР должны способствовать укреплению трудовой дисциплины, эффективному использованию рабочего времени и улучшению организации труда, а также повышать производительность и качество работы.

Следует отметить, что правила внутреннего трудового распорядка представляют собой локальный нормативный акт, который работодатель обязан принять, независимо от организационно-правовой формы и численности сотрудников. Исключение составляют микропредприятия, которые могут не разрабатывать ПВТР только при условии заключения трудовых договоров по типовым формам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Если организация перестает быть микропредприятием, у нее есть четыре месяца для приведения своей документации, регулирующей трудовые отношения, в соответствие с общими требованиями. В течение этого времени необходимо разработать и утвердить все необходимые документы, включая ПВТР.

Важно! ПВТР разрабатываются исключительно работодателем.

Каждый работодатель создает ПВТР самостоятельно, опираясь на нормы трудового законодательства и свои внутренние документы. При этом следует учитывать специфику производства и особенности трудового процесса. ПВТР может быть оформлен как самостоятельный документ или в виде приложения к коллективному договору.

Разрешается, если Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) содержат приложения в формате таблиц, графиков, карт и схем, при этом соответствующие пункты ПВТР должны включать ссылки на эти приложения (согласно Постановлению Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Важно! Правила внутреннего трудового распорядка принимаются работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Если в организации функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации (профсоюз), то работодатель обязан следовать установленному порядку учета мнения этого органа при утверждении ПВТР (ст. 372 Трудового кодекса РФ):

• прежде чем принять решение, работодатель должен направить проект ПВТР и его обоснование в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников;

• профсоюз обязан в течение пяти рабочих дней с момента получения проекта ПВТР направить работодателю свое мотивированное мнение по проекту в письменном виде.

Важно! Работодатель имеет право не учитывать мнение профсоюза, если оно будет получено после истечения пяти рабочих дней с момента направления проекта документа.

Мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации может включать следующие позиции:

• согласие с решением работодателя;
• несогласие с решением работодателя;
• предложения по улучшению проекта документа.

Важно! Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации должно быть аргументированным. Это означает, что если профсоюз не согласен с решением работодателя, он обязан письменно изложить, с чем именно он не согласен.

Если работодатель не принимает во внимание мнение профсоюза, он должен в течение трех дней после получения обоснованного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом для достижения взаимоприемлемого решения.

В случае, если по итогам этих консультаций согласие достигнуто не будет, результаты фиксируются в протоколе.

При отсутствии согласия все нерешённые разногласия также должны быть зафиксированы в этом протоколе.

Только после этого работодатель вправе утвердить Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) без согласия профсоюза.

Принятые ПВТР могут быть оспорены профсоюзом в соответствующей государственной инспекции труда или в суде, при этом порядок обжалования отличается от порядка рассмотрения индивидуальных трудовых споров.

Кроме того, профсоюз имеет право самостоятельно инициировать процедуру коллективного трудового спора.

Важно! Локальные нормативные акты, принятые без учета мнения представительного органа работников, не могут применяться.

Утверждение ПВТР может происходить двумя способами:

1. Через издание отдельного приказа. В этом случае документ начинает действовать с даты его издания или с указанной в приказе даты.
2. С помощью соответствующего грифа утверждения, который ставится на титульной странице Правил (раздел 4 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016). В таком случае ПВТР вступает в силу с момента его утверждения.

Если ПВТР являются приложением к коллективному договору, они не могут вступить в силу ранее этого договора.

Ознакомление сотрудников с новыми ПВТР можно организовать несколькими способами:

• работник ставит свою подпись непосредственно под текстом ПВТР или на листе ознакомления, который прикреплён к ПВТР;
• работник подписывает лист ознакомления с локальными нормативными актами, который помещается в его личное дело.

Каждого сотрудника следует знакомить с Правилами в момент его приема на работу.

Важно! Работник должен ознакомиться с ПВТР до подписания трудового договора.

Такой же порядок применяется и для информирования о любых изменениях, внесённых в ПВТР.

Наличие у работодателя ПВТР, соблюдение порядка их принятия (утверждения), а также ознакомление работников с данным документом — это обязательные условия, несоблюдение которых нарушает закон и может повлечь ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Что не следует включать в ПВТР

Не стоит бездумно повторять все нормы Трудового кодекса в правилах внутреннего трудового распорядка, поскольку от этого их обязательность не увеличится. Кроме того, при внесении изменений в ТК РФ такое дублирование создаст работодателю дополнительные трудности: ему придётся утверждать новую редакцию правил и знакомить весь персонал с ней под подпись.

ПВТР не должны содержать нормы, противоречащие ТК РФ или ухудшающие положение работников, например, устанавливающие дополнительные обязанности, которые не прописаны в законе.

Как ознакомить сотрудников с ПВТР

Все работники должны быть ознакомлены с утвержденными правилами. Новых сотрудников необходимо познакомить с ПВТР до подписания трудового контракта.

Сотрудники должны поставить свои подписи, подтверждая, что они ознакомлены с документом. Для этого создается лист ознакомления с ПВТР, который обычно включают как приложение к правилам. Если численность работников значительная, можно использовать журнал для фиксирования ознакомления.

С удаленными сотрудниками возможно обмениваться электронными версиями документов.

Как внести изменения в ПВТР

Периодически возникает необходимость в изменении правил внутреннего трудового распорядка. Это может произойти при изменениях режима работы, времени обеда, введении ДМС, повышении выплат по больничным или использовании электронной системы пропусков.

Трудовой кодекс не конкретизирует процедуру внесения изменений в ПВТР, и все зависит от количества правок. Если изменений немного, можно издать приказ о внесении поправок, указав в нем:

• Причину изменений, например, в связи с реорганизацией компании.
• Дату вступления поправок в силу.
• Мероприятия, которые необходимо провести в связи с изменениями, например, заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам.
• Перечень конкретных изменений.

Если изменения масштабные — например, добавляется новый большой раздел, целесообразнее создать новую редакцию ПВТР, где будут включены как новые, так и прежние положения. Так будет меньше страниц в приказе об изменениях. Новую редакцию можно оформить как приложение к приказу о ее утверждении.

Работодатели, имеющие профсоюз, должны учитывать его мнение по изменениям. Прежде чем утвердить поправки, нужно направить профсоюзу проект изменений с их обоснованием.

После внесения изменений в ПВТР следует ознакомить всех работников, на которых они распространяются, и получить их подписи.

Сроки действия и хранения ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) остаются в силе до тех пор, пока существует организация или индивидуальный предприниматель. Эти правила действительны до момента ликвидации компании или снятия индивидуального предпринимателя с учета.

Старые версии ПВТР необходимо хранить в течение одного года. Срок хранения начинается с 1 января года, который следует за годом, когда ПВТР или их конкретная версия перестали использоваться.

Ответственность сотрудников за нарушение ПВТР

Сотрудники обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Нарушение этих правил считается дисциплинарным проступком.

Работодатель имеет право применить к нарушителям одно из трех дисциплинарных взысканий: замечание, выговор или увольнение. Применение других наказаний, таких как строгие выговоры или штрафы, не предусмотрено.

Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает конкретных указаний о том, какое взыскание следует применять за тот или иной проступок; это решается работодателем на основании характера нарушения, его последствий и личностных характеристик сотрудника. 

Однако увольнение является исключением, и случаи, когда это возможно, перечислены в ст. 81 ТК РФ, включая прогул, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения или разглашение коммерческой тайны.