Порядок заключения трудового договора с работниками и основания оформления

Заключение и расторжение трудового договора требуют соблюдения определённого порядка и зависят от конкретного основания. Рассмотрим правила оформления трудовых отношений, какие документы нужны при трудоустройстве, обязательные условия письменного договора, виды прекращения работы, а также бланки, образцы и уведомления, которые можно скачать и использовать при подготовке документов.

Казалось бы, трудоустройство — процедура несложная. Человек нашёл работу, работодатель нашёл человека, стороны пожали руки, обменялись обещаниями и разошлись до первой зарплаты. Но нет: переписка в мессенджере и фраза «выходите завтра, договор потом оформим» трудовой договор не заменяют.

Заключение и расторжение трудового договора порядок и основания

Заключение трудового договора является основанием возникновения трудовых отношений. По общему правилу договор должен заключаться до начала работы, но в некоторых случаях сотрудника допускают к обязанностям раньше подписания документов. Тогда соглашение всё равно считается заключённым, а работодатель обязан привести оформление в нормальный вид.

Объясняем, какие документы нужны при трудоустройстве, что проверить в договоре, когда допускаются исключения по возрасту, как оформить бланк и образец документа, а также какие бывают виды расторжения и прекращения трудовых отношений. В конце можно скачать готовые материалы и использовать их как основу.

Что такое трудовой договор

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. Работодатель обязуется предоставить работу, обеспечить условия труда и оплачивать выполненные обязанности, а работник обязуется лично выполнять трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего распорядка.

То есть договор нужен не для того, чтобы в организации появилась ещё одна папка с подписями. Он фиксирует, кто, где, в какой должности и за какие деньги работает. Если человек рассчитывал на должность водителя с зарплатой 80 000 рублей, а в документе внезапно оказался разнорабочим за 25 000, это не «мелкая техническая неточность», а вполне конкретная проблема.

Заключение договора является основанием работы

Заключение трудового договора является основанием для оформления приёма на работу. В документе закрепляются права и обязанности сторон, режим труда и отдыха, зарплата, дата начала работы и другие существенные условия.

Работодатель может издать приказ о приёме на работу на основании уже заключённого договора. При этом приказ должен соответствовать договору. Нельзя написать в договоре «специалист по закупкам», а в приказе оформить «менеджера по продажам», потому что именно такой шаблон нашёлся в компьютере.

С какого возраста можно работать

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими шестнадцати лет. В отдельных случаях работать можно и раньше, но для этого должны соблюдаться специальные условия, предусмотренные законом.

Если подросток достиг четырнадцати лет, заключить договор можно при наличии согласия одного из родителей или попечителя и органа опеки. Работа не должна вредить здоровью, мешать учёбе и нарушать иные установленные правила.

До четырнадцати лет трудовые отношения также возможны в отдельных творческих сферах. Например, ребёнок может участвовать в съёмках, театральных постановках или концертах. Но это не означает, что любого школьника можно отправить на полноценную смену в складской цех со словами «зато опыт будет».

К работе могут допускаться только лица, соответствующие возрастным требованиям и ограничениям для конкретной должности. Если должность предполагает специальные знания, вредные условия или повышенную ответственность, возраст — далеко не единственное условие.

Какие документы предъявляет работник

При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю документы, предусмотренные законодательством. Не всё, что захотелось увидеть начальнику, а именно установленные документы.

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, если договор заключается не впервые;
• документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта;
• документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• диплом, свидетельство о квалификации или иной документ об образовании, если работа требует специальных знаний;
• справку о наличии или отсутствии судимости, если к должности не допускаются лица с судимостью;
• справку об административном наказании за употребление наркотических средств, если это важно для конкретной работы;
• дополнительные документы, связанные со спецификой должности.

Например, водителю понадобится удостоверение, специалисту с обязательной квалификацией — диплом, а сотруднику, который работает с детьми, может потребоваться справка о судимости. Но требовать свидетельство о браке, документы на квартиру или фотографию домашнего питомца просто «для личного дела» нельзя.

Трудовая книжка и сведения о работе

Если человек устраивается впервые, трудовой книжки у него может не быть. Это не нарушение и не повод отправлять соискателя «сначала найти прежнюю работу». Работодатель оформляет необходимые сведения в установленном порядке.

Если трудовая книжка уже ведётся, работник предоставляет её или сведения о трудовой деятельности. При этом книжка может быть бумажной, а данные о стаже — электронными.

Когда требуется бумажный бланк трудовой книжки или пример записи о приёме, образец можно скачать в соответствующем разделе сайта. Его удобно использовать как ориентир, но переносить в документ всё подряд без проверки не стоит: кадровые документы любят ошибки, а исправлять их потом обычно приходится с выражением лица «ну кто же мог подумать».

Что работодатель обязан сделать до подписания

До подписания договора работодатель обязан ознакомить будущего сотрудника под роспись с документами, которые непосредственно связаны с работой.

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• локальными нормативными актами;
• коллективным договором, если он действует;
• правилами охраны труда и иными документами, связанными с должностью.

Это важно потому, что именно во внутренних правилах может находиться информация о графике, премиях, дисциплине, порядке согласования отпусков и других условиях. В вакансии написали «гибкий график», а в правилах обнаружился обязательный приход к 8:00 шесть дней в неделю? Вот и выяснилось, насколько гибким был этот график.

В какой форме заключается договор

Трудовой договор заключается в письменной форме. Документ составляется в двух экземплярах, каждый подписывается работником и работодателем. Один экземпляр получает сотрудник, второй хранится у работодателя.

Свой экземпляр нужно забрать сразу после подписания. Не «потом вышлем», не «директор подпишет после отпуска», не «у нас бухгалтерия этим занимается». Если договор уже подписан сторонами, у работника должен быть документ с зафиксированными условиями.

При необходимости форму договора можно скачать и заранее изучить. Это не значит, что любой найденный бланк подойдёт для каждой должности. Универсальный образец удобен как основа, но в него нужно внести сведения о конкретном работодателе, должности, графике, зарплате и условиях труда.

Если договор не оформили письменно

Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его представителя, трудовые отношения могут существовать и без подписанного документа. Фактический допуск не превращает работу в волонтёрство и не позволяет работодателю заявить, что человек просто «заходил посмотреть».

После фактического допуска работодатель обязан оформить письменный договор не позднее трёх рабочих дней. Такой порядок установлен статьёй 67 ТК РФ.

Например, сотрудник получил рабочее место, доступ к программе, задания от руководителя и начал выполнять обязанности в понедельник. Если к четвергу ему всё ещё говорят «договор в процессе», процесс явно затянулся не по закону.

Обязательные сведения в договоре

В договоре должны быть указаны сведения о сторонах и обязательные условия работы. Документ должен отвечать на простой вопрос: кто, где, что и на каких условиях делает.

Сведения о работодателе и работнике

• наименование работодателя;
• фамилия, имя и отчество работника;
• данные представителя работодателя, подписавшего договор;
• основание полномочий представителя;
• сведения о документах, удостоверяющих личность;
• ИНН работодателя, кроме работодателя — физического лица без статуса индивидуального предпринимателя;
• место и дата заключения договора.

Если договор подписывает не руководитель, должно быть понятно, почему этот человек вправе действовать от имени организации. Фраза «он у нас за всё отвечает» может быть правдой, но юридическим основанием сама по себе не является.

Место работы и трудовая функция

В договоре указывается место работы, а при необходимости — обособленное подразделение и его адрес. Это особенно важно, если у работодателя несколько офисов, магазинов, объектов или складов.

Также указывается трудовая функция: должность, профессия, специальность и квалификация. Если должность связана с льготами, компенсациями или ограничениями, её название должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

Иначе может получиться занятная картина: фактически сотрудник работает во вредных условиях, а по бумагам он просто «помощник по общим вопросам». Когда понадобится компенсация, выяснится, что на бумаге ничего вредного вообще не происходило.

Дата начала и срок работы

В договоре указывается дата начала работы. Если заключается срочный договор, указываются дата окончания и основание, по которому выбран именно такой вид договора.

Срочный договор нельзя заключать только потому, что работодателю так спокойнее. Нужна предусмотренная законом причина: замещение отсутствующего сотрудника, временный проект, сезонная работа или другое установленное основание.

Зарплата и порядок выплат

В договоре указываются составные части заработной платы и их размер. Это может быть оклад, надбавка, компенсационная выплата и премия, если порядок её начисления определён локальными документами.

Работодатель обязан оплачивать выполненную работу в размере и сроки, установленные договором и законодательством. Реальную зарплату лучше указывать в договоре полностью. Если устно обещали 100 000 рублей, а в документе указали 30 000, юридически убедительнее будет выглядеть именно тридцатитысячная сумма.

Форма выплаты также должна быть понятной: денежные средства перечисляются на счёт или выдаются иным разрешённым способом. Схема «часть официально, часть в конверте» может казаться выгодной до тех пор, пока не понадобятся отпускные, больничные или подтверждение дохода.

График и время отдыха

В договоре фиксируются режим рабочего времени и времени отдыха, если они отличаются от общих правил работодателя. Это касается сменной работы, неполного рабочего дня, ненормированного режима и иных вариантов.

Если стороны договорились, что сотрудник работает удалённо четыре дня в неделю, а в офис приезжает по пятницам, лучше указать это письменно. Устные договорённости имеют удивительное свойство исчезать именно в тот момент, когда начальнику понадобилось вызвать сотрудника в офис каждый день.

Условия труда и гарантии

В договор включаются условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации за тяжёлые, вредные или опасные условия. Если работа носит разъездной характер, связана с поездками или выполняется в пути, это также отражается в документе.

Отдельно указывается условие об обязательном социальном страховании. Официальное оформление влияет на право на больничные, отпуск по беременности и родам и другие гарантии.

Дополнительные условия договора

Стороны могут включать в договор дополнительные условия, если они не ухудшают положение работника. Например, можно указать порядок работы с коммерческой тайной, компенсацию расходов, предоставление оборудования, обучение или особенности разъездной работы.

Но свобода договора не означает, что в него можно записать всё, что пришло в голову работодателю. Условие «отпуск не предоставляется», «зарплата зависит от настроения руководителя» или «работник обязан быть на связи круглосуточно» законным не становится от одного появления в бланке.

Приказ и оформление трудовой книжки

После заключения договора работодатель может издать приказ о приёме. Его содержание должно соответствовать договору.

На основании приказа или иного решения работодателя в трудовую книжку вносится запись о приёме, если трудовая книжка ведётся в бумажном виде. Кроме того, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и стаже в электронном формате и передаёт их в информационные ресурсы Социального фонда.

Если нужен бланк документа, готовую форму можно скачать, а образец заполнения — посмотреть перед оформлением. Но шаблон не заменяет проверку конкретных условий. В документе должны быть данные именно вашего работодателя и именно вашей должности.

Если сотрудник не вышел в первый день

Если работник не приступил к работе в день, установленный договором, работодатель может аннулировать договор. Для этого оформляется приказ, а аннулированный договор считается незаключённым.

Допустим, стороны подписали договор с датой начала работы 1 сентября, но человек не появился, не сообщил причину и к обязанностям не приступил. В таком случае работодатель вправе оформить аннулирование.

Но если сотрудник успел получить задание, открыть рабочий доступ и выполнить хотя бы часть работы, ситуация уже не выглядит как простой невыход. Фактические обстоятельства придётся оценивать отдельно.

Расторжение и прекращение договора

Расторжение и прекращение трудового договора — не одно и то же по способу оформления, хотя результатом в обоих случаях становится окончание трудовых отношений.

К основным видам относятся:

• прекращение по соглашению сторон;
• расторжение по инициативе работника;
• расторжение по инициативе работодателя;
• истечение срока договора;
• прекращение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;
• прекращение договора из-за нарушения правил его заключения.

Общий перечень оснований установлен статьёй 77 ТК РФ. Конкретный порядок зависит от причины, поэтому нельзя оформлять любое увольнение одной универсальной бумажкой.

Расторжение по соглашению сторон

При соглашении сторон работник и работодатель договариваются о дате прекращения работы и других условиях. Заявление или соглашение лучше оформлять письменно, чтобы потом не спорить, кто что имел в виду.

Например, работнику обещали выплатить компенсацию при увольнении. Если это осталось только в переписке «да-да, конечно», получить деньги может быть сложнее. Условия лучше включить в письменное соглашение.

Расторжение по инициативе работника

Работник может расторгнуть договор по собственному желанию, письменно уведомив работодателя не позднее чем за две недели, если для конкретного случая не установлен иной срок.

Две недели — это не «обязательная отработка» в бытовом смысле. Работник продолжает работать в течение срока предупреждения, а работодатель получает время найти замену. Уйти раньше можно по соглашению сторон или в случаях, предусмотренных законом.

Расторжение по инициативе работодателя

Работодатель может расторгнуть договор только по предусмотренным законом основаниям. Среди них могут быть сокращение численности или штата, несоответствие работника должности, неоднократное нарушение обязанностей и другие случаи.

Фраза «директору не понравился ваш тон» сама по себе основанием для увольнения не является. Если работодатель хочет прекратить отношения, ему придётся выбрать законное основание и соблюсти процедуру.

Уведомление о другой оплачиваемой работе

В некоторых ситуациях требуется уведомление о намерении выполнять иную оплачиваемую работу. Например, ограничения могут действовать для отдельных категорий работников или должностей.

В уведомлении указываются сведения о предполагаемой работе, организации, характере занятости и других обстоятельствах, которые имеют значение. Готовый бланк уведомления можно скачать, а образец заполнения — использовать как пример.

Правило здесь простое: сначала нужно определить, действительно ли уведомление требуется, затем проверить содержание и только после этого подписывать документ. Отправлять работодателю первый найденный в интернете файл с названием «уведомление окончательное 3» — метод, конечно, смелый, но не самый надёжный.

Что проверить перед подписанием

1. Название работодателя и его реквизиты.
2. Свою должность, профессию и трудовую функцию.
3. Место работы и адрес подразделения.
4. Дата начала работы и срок договора.
5. Размер оклада, надбавок и других выплат.
6. График, продолжительность рабочего дня и время отдыха.
7. Испытательный срок, если о нём говорили на собеседовании.
8. Условия труда, компенсации и гарантии.
9. Наличие обязательного социального страхования.
10. Получение собственного экземпляра договора.

Если условия в договоре отличаются от того, о чём договаривались на собеседовании, лучше выяснить это до подписи. После подписания объяснение «я думал, там будет другое» обычно звучит слабее, чем хотелось бы.

Где скачать бланки и образцы

Ниже можно скачать бланк трудового договора, форму уведомления и другие документы, связанные с оформлением трудовых отношений. Образец помогает понять структуру документа и увидеть, какие сведения обычно включаются в него.

При этом шаблон нужно адаптировать под конкретную ситуацию. Для организации, индивидуального предпринимателя, срочной работы, удалённой занятости и разъездной должности могут потребоваться разные условия.

Можно править бланк под свои обстоятельства, но удалять обязательные условия без проверки не стоит. Если в образце указано место работы, график, зарплата и причина срочности, это не декоративные строчки, а части документа, которые имеют практическое значение.

Что запомнить работнику

Заключение договора в письменной форме — самый простой способ зафиксировать свои права. Не идеальный, конечно: даже хороший договор не заставит недобросовестного работодателя внезапно стать образцом кадровой дисциплины. Но без договора доказывать условия работы заметно труднее.

• не соглашайтесь на работу без оформления только потому, что «так принято»;
• проверяйте реальный размер зарплаты в договоре;
• забирайте свой экземпляр после подписания;
• уточняйте график, должность и место работы;
• сохраняйте переписку и документы, связанные с трудоустройством;
• при увольнении проверяйте основание и дату прекращения договора;
• используйте бланк и образец как основу, а не как замену проверке условий.

Если работодатель предлагает сначала поработать, а договор оформить потом, это не обязательно означает, что перед вами злодей из учебника по трудовому праву. Но повод насторожиться уже есть. Особенно если вместе с этим предлагают зарплату в конверте и уверяют, что трудовая книжка «пока не понадобится».

Нормальное оформление выглядит скучно: документы, ознакомление с правилами, письменный договор, подписи, экземпляр работника и сведения о приёме. Именно скучный вариант обычно лучше всего защищает обе стороны — и работника, и работодателя.